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告别无效会议,AEES云助力企业开启会议智慧管理新模式!
Date 2023-06-14

过去,统筹会议对会议主持人是一场大考,不仅要提前准备会议物料,小到纸笔,大到调配会议室设备,还要苦恼于如何把控会议全流程,确保会议沟通效果。

但会议作为企业稳健发展的坚实保障,其效率关系着企业整体的决策运营效率,这会又不能不开。

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多数企业运营者在如何为会议增质提效上费尽了心思,如果有一套系统能实现会前、会中、会后及决策支持的全业务一体化管理,将会大大提高会议效率,也将成为会议主持人掌控会议的一大利器;

基于会议效能提升需求,攸信技术充分调动其在助力企业数字化转型数年的深厚经验,以一站式企业敏捷协同管理平台——AEES云为企业会议管理赋能,为企业运营增添了全新助力!

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企业一旦上线AEES云,将会提升会议管理流程的哪些维度?

01
多维度数据展示,合理利用会议资源
 Quick and agile 
 

用AEES云,可以轻松查看各会议室的日程,根据会议人员的时间、地点、设备、人数要求选择合适的空闲会议室预定,解决企业会议室不够用、订不到等资源协调难问题。

会议时间到了,还会有会议助手推送提醒,直接前往预定好的会议室,这样一来,确保参加会议的所有人员都能准时参加,不会错过会议的召开。

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小云朵会议占用情况,日历查看一目了然

会议室预订者还可根据需要创建不同类型会议、同步输出对应会议纪要模板、评审流程,提高工作效率,减轻工作负担。

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会议类型选择,自动形成相应会议模板

除此之外,用AEES云进行会议预定,可以查看被邀请参会人的工作闲忙情况,人员会议情况一目了然!                 

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可根据人员闲忙情况,进行会议预定

02
会议方法论运用,实现高效会议
 Quick and agile 
 

发起一场会议必有其明确的目的或价值,减少无必要会议

参会人的选择同样也应是通过挑选、思虑,每个参会人都有其在这场会议中的定位。

在高效会议上,会中讨论必须是聚焦的、高价值的,要做到这一点会议准备必然是相对充分的。如会议资料需提前提供,与会人需提前查看资料,确保参会时大家已了解基本情况,可快速进入状态进行讨论,缩短会议时间,也避免会前已查看资料的人员时间上无意义的浪费。

会上跟随议程直接切入重点,围绕会前问题展开讨论、决议、最终总结。

会后跟进任务及下一场会议日程,确保会议决议达成全体共识,避免会后存在异议挑战会议的有效性、结论的一致性,这才算是真正完成了一场高效会议。

综上所述,为了充分践行会议管理体系规范,AEES云将为会议流程提供以下支持:

首先就是会议通知功能,通知包括:加入会议通知、补充会议资料提醒、查阅资料提醒、会议即将开始提醒。

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会议通知功能:新加入会议通知

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会议通知功能:会议即将开始通知

同时,被邀请参会人可根据自身情况接受或者不接受会议邀请。

会议开始前,系统将自主生成签到二维码,通过参会人员签到,方便管控人员参会情况

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会议签到二维码,扫码一键签到

会议开始后,会议讨论内容支持在线多人同步编辑,自动生成会议纪要,实现会中轻松共享,会后高效复盘。

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多人协作在线编辑会议纪要,会后生成会议纪要内容

会议进行中,会议协同方式将加强参会者间的信息交互,参会人可在会议纪要内进行评论及回复,与会人员能清楚看到所有评论及回复内容,实现高效沟通。

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会议评论、回复,一键发送、高效沟通

会议结束后创建会议任务更进,实现会后有落实的会议闭环管理,为企业有效节约时间和资源,提升会议效率。

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任务跟进轻松建立,会后任务跟踪落实

同时,将会议聚合成会议地图,提供高效的执行追踪,目标-KPI-任务形成闭环,量化关键指标,会议室管理和运维再也不是一团乱麻。

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写在最后
Quick and agile
 

最后,AEES云将持续借助攸信技术的数字化平台优势和技术力量,赋能更多企业,通过信息化手段固化企业会议的会议通知、会中汇报、会议决策等管理业务,通过与会议室管理、内容管理、任务管理等功能集成实现会前、会中、会后及决策支持的全流程一体化管理,简化会议流程,智化会议环节,为企业打造更高效的无纸化会议管理模式。